（1）邮件的言辞：语言要真诚、态度要诚实，要表明自己邮件的目的。大概包括:自己对导师的研究方向感兴趣、本人的简介、想要跟从老师的愿望以及未来的相应规划。

（2）邮件的格式：字体，宋体或者微软雅黑比较合适，不同的地方可以变换一下字体；字号：4号或者小4（字号太小，老师会没有兴趣看下去的）；段落：前后段落之间要有间距，这样老师可以自己挑重点；结尾：送上自己的祝福：比如感谢您在百忙之中阅读来信，学生XX真诚期待您的回复！祝您：身体健康、万事如意、桃李满天下！

（3）发送邮件：在发送之前一点要先发给自己，检查开头称呼、文章格式、字体有没有错误，错别字，标点符号、附件添加与否等，发送时间最好在晚上10点以后，这样老师第二天看到的第一封邮件就是你的，有效到达率会高一点。

（4）等待回复：看到导师回复邮件后，先明确导师的意向和态度。但无论成功与否，都要给老师回复，这是基本的礼貌，所谓“做人留一线，他日好相见。”